Die Vertragslaufzeiten von ERP-Systemen hängen maßgeblich mit der Strategie des Unternehmens zusammen. Im ersten Schritt müssen sie sich intern über folgende Punkte einig sein:

• Wo soll das Unternehmen in zehn/fünfzehn Jahren stehen?
• Welchen Stellenwert hat die Digitalisierung bei uns schon und wo benötigen wir noch zeitgemäße Lösungen?
• Möchten wir Prozesse auf Dauer selbst erledigen oder sollen diese automatisiert werden?
• Brauchen wir das Versand- oder Retourentracking?
• Erhöht das ERP-System auch die Qualitätssicherung in unseren Prozessen?
• Welche Supportlösungen benötigen wir?
• Wollen wir eine ERP-System Branchenlösung?

Mieten, kaufen, leasen?

Haben sie den Grundstein aus den oben genannten Themen analysiert, finden sie mit Leichtigkeit ihre richtige Lösung für die passende Laufzeit ihres neuen ERP-System. Sie können dabei wählen zwischen:

• Mieten mit monatlicher Kündigung,
• Kaufen oder
• Leasing, andere Form des Kaufen.

Das ERP-System mieten ist wie das Mieten einer Wohnung oder eines Hauses. Sie können dort einziehen und wenn es Ihnen nicht mehr gefällt monatlich kündigen und woanders hinziehen. Bei Mieten kommen Sie in ein bestehendes System, Module sind hinzubuchbar, aber speziell auf Sie konfigurierte Änderungen müssen separat mit dem Softwareanbieter verhandelt werden. Es gilt jedoch, nichts ist unmöglich und sprechen Sie immer mit Ihrem Softwareanbieter. Dieser hat gewiss die passende Lösung für Sie.

Beim ERP-System-Kauf gibt es keine Vertragslaufzeit. Das System gehört von Anfang an Ihnen. Ggf. schließen Sie zu dem Kauf noch einen Support oder Dienstleistungsvertrag neben der Software ab, aber dies hat keine Auswirkungen auf die Softwarevertragslaufzeit selber.

Entscheiden Sie sich für das Leasen eines ERP-Systems haben Sie die gleichen Bedingungen wie beim Kauf. Die Software gehört grundsätzlich Ihnen. Doch warum gibt es das Software-Leasing überhaupt? Mit dem Leasing treten Sie einen gleichmäßigen monatlichen Betrag an die Leasing-Gesellschaft ab. Es fühlt sich daher an, wie das Mietmodell und Sie benötigen keine hohe Einmalinvestition wie beim Kauf.

Fazit (Vertragslaufzeit ja, nein, vielleicht)

Die Vertragslaufzeit für ERP-Systeme hängt stark mit ihren internen Entscheidungen zusammen. Bei einigen Unternehmen ist der Kauf der Software die einzige Wahl und noch sehr verankert im Unternehmensleitbild, während gerade in der Start-up-Branche oder KMUs die Flexibilität durch das Mieten immer beliebter wird.