Um es gleich vorwegzunehmen, eine komplette Verallgemeinerung für „den Betrag X“ zur Implementierung eines ERP-Systems kann leider nicht gegeben werden denn jedes Unternehmen verfügt über einen eigenen Ausgangspunkt dieses Projektes und ein ganz individuelles Endziel. Warum es sich für Sie trotzdem lohnt, diesen Artikel bis zum Schluss zu lesen? Sie werden Geld sparen, denn jetzt starten Sie nicht blind in die Projektarbeit. Wir haben für Sie die wichtigsten internen und externen Kosten aufgelistet und stellen ihnen die verschiedenen Möglichkeiten ein ERP-Systeme zu erwerben vor, an die Sie vielleicht gar nicht gedacht haben.

Interne und externe Kostenübersicht

Kleine Unternehmen oder Start-ups benötigen meistens eine schlanke Lösung, während große Unternehmen, die eventuell das ERP-System wechseln oder eine spezielle Branchenlösung benötigen und mit den Grundfunktionen nicht mehr auskommen. Der Funktionsumfang und die Anzahl der User haben hohe Einflüsse auf den Endpreis. Wir möchten Ihnen jedoch ein paar Hinweise geben, auf die Sie beim Kauf und der Investition eines ERP-Systems achten sollten.

Die Gesamtkosten für eine Implementierung eines ERP-Systems lassen sich unterteilen in:

• Kosten für die Software + Nebenkosten,
• ggf. Hardwarekosten und
• Interne Kosten

Unter dem Aufwandsbetrag für die Software und ggf. Nebenkosten fallen die Software selber, Lizenzen, der Support, Beratung- oder Schulungskosten sowie Updates, Wartungen und Release. Unter Umständen müssen Sie bei manchen Anbietern noch verschiedenen Dienstleistungsmodelle hinzubuchen.

Hardwarekosten sind wieder ganz individuell auf das eigene Unternehmen zugeschnitten. Benötigen Sie ggf. einen Bondrucker, die Registrierkasse, den Chargenscanner oder einen Etikettendrucker? Dann gehören diese Kosten ebenfalls in Ihre Gesamtkalkulation.

Die internen Kosten und Ressourcen werden meistens in der Zeit als auch dem Aufwand unterschätzt. Sie müssen jemanden für die Projektverantwortung benennen, der sowohl vor, während und nach der Implementierung des ERP-Systems die nötige Zeit aufbringen kann. Der Mitarbeiter kann dann nicht mit vollem Pensum seiner eigentlichen Aufgabe nachgehen. Bedenken sie, dass auch andern Mitarbeiter eine Schulung im Umgang mit dem neuen Softwareprogramm benötigen. In dieser Zeit sinkt die Produktivität des eigenen Unternehmens kurzzeitig, aber dies holen Sie mit dem neuen System schnell wieder raus. Ansonsten hätten Sie sich ja nicht dafür entschieden.

Welche Möglichkeiten gibt es, ein ERP-System zu erwerben?

Nun wissen Sie schon, wo sich welche Kosten bei der Implementierung eines ERP-Systems versteckt haben. Jetzt müssen Sie sich noch entscheiden, ob für Sie eine Einmalzahlung des gesamten ERP-Systems infrage kommt oder Sie lieber die Software leasen möchten.

• Kaufen Sie die Software, habe Sie einen einmalig hohen Investitionsaufwand, der sich mit der Zeit amortisiert. In diesem Modell ist die User-/Mitarbeiteranzahl meistens irrelevant, da Ihnen die Software gehört.
• Bei dem Modell des Leasings stehen andere Vorteile im Vordergrund. Sie zahlen pro User/Mitarbeiter, der das ERP-System benötigt, und können diesen monatlich hinzu- oder abbuchen. Sie leisten einen viel geringeren Betrag als bei der Einmalzahlung, belasten so nur gering ihre Bilanz und müssen sich nicht an die Software/ den Softwareanbieter langfristig binden. Meistens wird beim Leasing das ERP-System als SaaS angeboten dadurch übernimmt der Softwareanbieter die kompletten Updates, die Updatekosten und auch die internen Mitarbeiter-Ressourcen fallen ebenso für Sie weg.