Die Zeiten, in denen der Großhandel von Hand geplant wurde, sind lange vorbei. Heute ist ein ERP-System für den Großhandel und dem Unternehmen dahinter unverzichtbar! Denn die Großhandelsbranche steht vor großen Herausforderungen. Um auf dem Markt bestehen zu können, müssen Großhändler ihre Kostensenkungsmaßnahmen verbessern und so effizient wie möglich arbeiten. Eine große Rolle spielen dabei optimierte Prozesse – die erfolgreiche Optimierung ist allerdings nur mit einem ERP-System-Lösung (Enterprise Ressource Planning) realisierbar! Wie Sie Ihren Betrieb mithilfe einer ERP-Software noch effektiver gestalten können, lesen Sie in diesem Artikel.

Verändert man die Prozesse im Großhandel, funktioniert die Arbeit gleich viel besser!

Prozesse lassen sich verhältnismäßig leicht durch Standardisierung, in Kombination mit Automatisierung, optimieren. Optimierung von Prozessen ist eine Aufgabe, die alle Bereiche des Unternehmens und deren Mitarbeiter betrifft. Diese Mammut-Aufgabe ist eine Herausforderung, der sich Großhändler jedoch stellen sollten, denn mit einem gut durchdachten Plan lässt sich jeder Prozess im Handumdrehen optimieren, Kosten senken und die Qualität erhöhen! Wichtig ist Folgendes:

Prozessoptimierung im Großhandel heißt, so viel wie möglich zu standardisieren! Im Großhandel läuft eigentlich immer alles nach demselben Schema F Prozess ab:

1. Bestellungen werden verarbeitet (Bereich Vertrieb),
2. Pakete gepackt (Bereich Lager),
3. Rechnungen geschrieben und
4. Forderung verschickt (Bereich Rechnungswesen).

Auch wenn die Feinheiten sich von Zeit zu Zeit ändern. Die grobe Richtung bleibt bestehen. Und hier ist unsere Chance. Methode Nummer 1 bei der Prozessoptimierung: Alles möglichst einfach und überschaubar gestalten, damit keine Zeit mit unnützen Ausflüchten vergeudet wird! Verbindliche und standardisierte Methoden, nach denen alle Arbeitsschritte bearbeitet werden, sollten festgelegt werden, denn an verschiedenen Stellen im Unternehmen werden häufig nicht ausgebildete Fachkräfte eingesetzt. Die standardisierte Methoden erhöht nicht nur die Effizienz, sondern sind auch der Ausgangspunkt für weitere Maßnahmen zum Prozess optimieren.

Prozessoptimierung funktioniert am besten in Kombination mit Digitalisierung

Für eine dauerhafte Verbesserung der Prozessoptimierung in Ihrem Unternehmen ist die Digitalisierung unverzichtbar! Denn das Abtippen, Kopieren und Austauschen von Papierdokumenten kostet Ihren Mitarbeiter viel Zeit und ist fehleranfälliger als digital erstellte Dateien. Ein einziger Tippfehler verursacht Verzögerungen und Nachlieferungen, wenn zum Beispiel die falsche Menge eingetragen und gepackt oder an die falsche Adresse geliefert wurde. Digitale Daten sind hingegen immer korrekt und können Simsalabim schnell ausgetauscht werden.

Mit Prozessoptimierung meinen wir Automatisierung vom Großhandel

Sind Ihre Prozesse erst einmal digital erfasst, lassen sie sich entspannt automatisieren. Ändern sich äußere Umstände, können Sie selbst von Hand im System die Optimierung vornehmen. Das macht Sie in Ihrer Arbeit unabhängiger von Dienstleistern.

Beispielsweise anstelle einzelner Posten einer Bestellung durch einen Mitarbeiter manuell ans Lager weiterzugeben, können Sie sie automatisch versendet werden, sodass sie sofort vorliegen und die Lieferung gepackt werden kann. Diese Methode ist besonders optimal, wenn der Vertrieb des Großhandels an einem anderen Ort ist als das Lager. Diese Konstellation kommt deutlich öfter vor als man denkt. Viele wichtige Abläufe in einem Unternehmen lassen sich so automatisch erledigen. Mit der Automatisierung kann man die Prozessoptimierung im Großhandel großartig voranbringen! Die Prozessautomatisierung ist somit ein Kernelement der Optimierung für den Großhandel.

Prozessoptimierung im Großhandel bedeutet, dass alle Abteilungen im Unternehmen zusammenarbeiten und Prozesse so gut wie möglich integriert sein müssen! Nur wenn digitale Prozesse effizient automatisiert werden, können Unternehmen erfolgreich sein und sie spüren eine deutliche Verbesserung aller Schnittstellen. Bestens ausgestattet mit den richtig verzahnten und integrierten Programmen kommt man seinem Ziel Schritt für Schritt näher.

Digitale Insellösungen bringt nichts, wenn sie komplett isoliert vor sich hin rotten. Klar so weit?

Das gilt besonders dort, wo die Abläufe quer über verschiedene Großhandels-Bereiche laufen. Eine eigene Software für Buchhaltung, eine zweite für Ebay und eine dritte Skype-Lösung – damit macht man Prozesse echt schwerfällig automatisierbar.

Mit ERP-Systemen können Großhändler ihre Prozesse optimieren

Eine zentrale Datenbank für alle Abteilungen – oder Schnittstellen zwischen den Lösungen? So oder so, es muss etwas passieren! Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um ein ERP-System einzusetzen – es bündelt die Funktionen aller wichtigen Abteilungen eines Großhandelsunternehmens in einer Software. ERP-Systeme bilden die perfekte technische Grundlage, um alle bedeutenden Prozesse im Großhandel abteilungsübergreifend zu automatisieren. Sie machen es einfach, den Laden lässig in Schwung zu halten und effizient zu arbeiten! Die tollen Möglichkeiten, die sich dabei ergeben, sind praktisch unendlich. Um Ihnen mal zwei konkrete Beispiele zu zeigen:

Prozessoptimierung Beispiel 1: Automatisierte Bestellabwicklung

So eine Bestellung beim Großhändler löst gleich viele weitere Aktionen in verschiedenen Abteilungen aus. Zunächst muss die Bestellung ins ERP-System (Enterprise Ressource Planning) eingetragen werden, falls nicht ohnehin schon digital passiert. Folgeaktionen wie Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnungserstellung, Kommissionierung und versenden der Ware und schlussendlich die Buchung der Transaktion. Das ist ein ziemlich komplizierter Prozess, bei dem viele Abteilungen mitmischen. Hier hilft eine gute Koordinierung oder ein tadelloses ERP System Lösung.

Mit einem ERP-System können erst einmal alle notwendigen Belege mit Knopfdruck erstellt werden, da alle relevanten Kunden- und Artikeldaten im System gespeichert sind (Stammdatenverwaltung). Diese Informationen und Belege werden dann automatisch an die entsprechenden Abteilungen weitergeleitet – vollkommen fehlerfrei, da alle Datensätze auf demselben Grundmaterial beruhen. So lässt sich die ganze Abwicklung viel einfacher und effizienter gestalten.

Prozessoptimierung 2: Automatischer Bestellprozess

Ein weiteres Beispiel für die supercoolen Automatisierungsmöglichkeiten ist die Beschaffung. Mit einem modernen ERP-System können Sie im Beschaffungsprozess sparen – zumindest fast. Großhändler müssen immer sicherstellen, dass von den wichtigsten Artikeln immer eine ausreichende Menge auf Lager ist. Ist das nicht der Fall, kann es zu Versandverzögerungen und unzufriedene Kunden kommen. Und das können wir gebrauchen, wie einen nassen Pulloverärmel am Handgelenk.

Ohne ERP Systeme verläuft der Prozess wie folgt: Die Lagermitarbeiter müssen alle Artikel im Auge behalten und melden, sobald ein Artikel zur Neige geht. Dies wird anschließend dem Einkauf weitergeleitet, welcher die Bestellungen bei den verschiedenen Lieferanten umsetzt. Mit einem ERP-System kann dieser Prozess automatisiert werden - das macht alles viel leichter! Vom ERP System wird automatisch eine Liste mit Vorschlägen für Bestellungen erstellt, die aufgrund von den Mindestmengen und den tatsächlich verfügbaren Beständen. Der Einkauf kann diese Angebote dann mit nur einem Klick in Aufträge an die entsprechenden Lieferanten umwandeln!

Fazit

Moderne ERP-Systeme für Großhändler erfüllen inzwischen nicht nur Prozessoptimierung, sondern auch Digitalisierung und Automatisierung. Das wichtigste sind integrierte Systeme, in denen alle relevanten Daten und Prozesse abgebildet werden können, daher ist ein ERP-System für die Prozessoptimierung im Großhandel praktisch unverzichtbar! Großhändler müssen immer sicherstellen, dass genug wichtige Artikel auf Lager sind - sonst gibt's Verzögerungen und unzufriedene Kunden.