Die Herausforderungen für Sie als Händler in der heutigen Zeit sind hoch. Oft stehen im Versand 100 oder mehr Aufträge parallel offen. Das Management der vielen gleichzeitig laufenden Teilprozesse erfordert ein hohes Maß an Organisation. Ökonomisch können nicht alle Aufträge auf einmal abgearbeitet werden, da

• die Ressource Mitarbeiter begrenzt ist,
• die Warenverfügbarkeit im Lager häufig keine 100% beträgt.

Ohne ein Cloud ERP System, führt dies dazu, dass Aufträge aufgeteilt und Daten händisch abgeändert werden müssen. Dieser Prozess zur Organisation von Teillieferungen ist mit viel manueller Arbeit, einem großen Zeitaufwand, mehreren zu packenden Paketen und schließlich Zusatzkosten verbunden. Vor allem die Fehleranfälligkeit, das händische Prüfen und dabei den kompletten Überblick über die Zettelwirtschaft zu bewahren, wird zum wahren Zeitfresser.

Weniger Fehler, mehr Effizienz

Ihre Mitarbeiter müssen Daten aus Ihrem System exportieren und wieder importieren, sich für den wirtschaftlich richtigen Anbieter entscheiden und ggf. die benötigten Daten auch noch händisch abtippen. Ist dieser Prozess fehleranfällig? Und ob! Ist dieser Prozess effizient? Eher nicht. Sind Ihre Kunden unzufrieden? Manchmal.
Finden Sie sich in dieser Situation wieder? Sind Sie auch manchmal genervt und denken sich, das muss doch auch leichter und effizienter gehen? Wo ist die Digitalisierung, wenn man sie braucht?
Da liegen Sie richtig. Stellt sich die Frage, wie kann es effizienter werden und wie kann Ihnen der Einsatz eines Cloud ERP Systems bei dieser Herausforderung helfen Prozesse automatisieren? Das erfahren Sie in diesem Artikel.

Cloud ERP – was ist das überhaupt?

Die Buchstaben ERP stehen für Enterprise Ressource Planning. Ein ERP System ist eine Softwarelösung, welche Ihnen dabei hilft, Unternehmensprozesse abzubilden und zu steuern. Es ist ein Abbild von Informationen Ihrer Warenwirtschaft, welche im Unternehmen vorhanden sind. Der Begriffszusatz Cloud macht deutlich, dass die Software über eine Cloud Infrastruktur bereitgestellt wird.
Sie betreiben die Software also nicht auf eigenen Servern, sondern nutzen die IT-Infrastruktrur eines Drittanbieters und können so Wartungs- und Pflegetätigkeiten outsourcen – Also sowohl fixe, als auch variable Kosten einsparen. So haben Sie die Möglichkeit, sich auf Ihre Kernkompetenzen zu fokussieren, behalten stets die volle Kontrolle und sparen dabei noch Energiekosten, welche durch den Betrieb eigener Servern nicht zu unterschätzen sind.

Hardwarekosten sind wieder ganz individuell auf das eigene Unternehmen zugeschnitten. Benötigen Sie ggf. einen Bondrucker, die Registrierkasse, den Chargenscanner oder einen Etikettendrucker? Dann gehören diese Kosten ebenfalls in Ihre Gesamtkalkulation.

Die internen Kosten und Ressourcen werden meistens in der Zeit als auch dem Aufwand unterschätzt. Sie müssen jemanden für die Projektverantwortung benennen, der sowohl vor, während und nach der Implementierung des ERP-Systems die nötige Zeit aufbringen kann. Der Mitarbeiter kann dann nicht mit vollem Pensum seiner eigentlichen Aufgabe nachgehen. Bedenken sie, dass auch andern Mitarbeiter eine Schulung im Umgang mit dem neuen Softwareprogramm benötigen. In dieser Zeit sinkt die Produktivität des eigenen Unternehmens kurzzeitig, aber dies holen Sie mit dem neuen System schnell wieder raus. Ansonsten hätten Sie sich ja nicht dafür entschieden.

Vorteile von Cloud ERP Systemen gegen manuelle Prozesse

Zurück zum Problem aus der Einleitung. Wie kann ein Cloud ERP Ihnen dabei helfen, Prozesse im Handel zu optimieren? Dabei dient eine Cloud ERP System Lösung als Entscheidungsunterstützung und bedient sich an verschiedenen vorhandenen Daten wie dem aktuellen Auftragspool und dem Lagerbestand. Im Auftragspool erhalten Sie schnell auf einen Blick eine komplette Übersicht über alle Aufträge. Kurz gesagt, das Cloud ERP System analysiert Ihren Auftragspool schnell, effizient und automatisch mit von Ihnen festgelegten Parametern – Dies können z.B. folgende Vorgaben sein:
es sollen nur Aufträge in die Kommission gehen,

• … die zu 100 % verfügbar sind,
• … einen Deckungsbeitrag von x % haben,
• … deren Mindestwarenwert x € ist oder
• … die seit mindestens X Tagen nicht (teil-)geliefert wurden.

Wie Sie ja wissen, kann es passieren, dass mehr Artikel bestellt werden, als aktuell geliefert werden können. Oder aber ein Kunde meldet sich bei Ihnen und möchte aus seiner Bestellung den Artikel XY schon vorab, die anderen Artikel aber erst wenn sie wieder lieferbar sind, haben. Mit einem Cloud ERP System können Sie nun entscheiden, ob Sie Teillieferungen überhaupt zulassen wollen und Sie müssen nicht erst

• in Ihr Lager schauen,
• dann die Artikel aus der Bestellung suchen und
• dann schauen, ob nicht gerade schon eine Bestellung in Kommission ist um
• dann festzustellen, dass der Artikel gar nicht mehr da ist um in ein Paket zu packen.

Dieses beschriebene Vorgehen kostet Sie und Ihren Kunden nur Zeit, Nerven und Geld.

Vorteile von Cloud ERP System Lösungen mit einer Automatisierung mit Entscheidungsunterstützungen

Mit Hilfe eines voll automatisierten Cloud ERP Systems erhalten Sie eine Entscheidungsunterstützung und direkt eine Antwort auf die Frage, „was kann direkt versendet werden?“.
Am Beispiel des Cloud ERP Systems wn:hub werden die Aufträge je nach Status farblich markiert und springen Ihnen so unmittelbar ins Auge. Durch diese Automatisierung werden die im vorherigen Abschnitt erwähnte fehleranfällige händische Arbeit vermieden. Resultat ist eine schnellere, effiziente, ressourcenschonendere und auch ökonomisch sinnvolle Bearbeitung Ihres Auftragspools ohne, dass Sie die Kontrolle verlieren. Und ganz nebenbei sind auch Ihre Kunden zufrieden, wenn sie schnell und einfach die bestellte Ware erhalten.
Die Verwendung eines Cloud ERP Systems führt zu vielen Vorteilen was den kompletten Warenfluss von Bestellung bis Versand angeht. Aber, was haben Sie und Ihre Kunden davon – diese Frage steht im Mittelpunkt.
Zu den zentralen Vorteilen für Sie als Händler gehören:

• Effizienzsteigerung: Manuelle Prozesse werden minimiert und automatisiert. Der gesamte Logistikprozess wird vereinfacht dargestellt. Das führt zur internen Erhöhung der Effizienz und zu zufriedeneren Kunden.


• Weniger Fehlerquellen: Das Zusammenspiel aller Module Ihres ERP Systems begrenzt die Anzahl der Schnittstellen und Anwendungen. Dadurch haben Sie weniger Zettelwirtschaft und vermeiden händische Fehler.


• Verbesserter Service: Durch mehr Transparenz im Prozess können Service- und Support-Mitarbeiter klare Antworten auf Kundenanfragen geben. Das erhöht die Kundenzufriedenheit.


• Verringerung der Teillieferquote: Die Abbildung der Optimierung durch ein Cloud ERP System verringert die Anzahl der Teillieferungen. Die Logistikressourcen werden besser genutzt. Ökonomisch wie ökologisch ist eine verringerte Teillieferungsquote ein wichtiger Schritt.


• Abhängigkeit Fachpersonal: Der Fachkräftemangel macht vor keiner Branche halt. Es ist also bedeutsam, Prozesse so effizient wie möglich abzubilden und zu optimieren, damit der Bedarf an Manpower nicht mit den Positionen im Auftragspool steigt.


• Vermeidung von Insellösungen bei Software: Die voll-integrierte Software-Lösung vermeidet eigenen Abteilungslösungen, die ineffizient und häufig nicht nachvollziehbar sind.

Die Integration einer Versandschnittstelle in das Cloud ERP und Ihre Vorteile

Die ersten Schritte sind getan. Durch den Einsatz eines Cloud ERP System Lösung können Sie Ihr Auftragsaufkommen besser steuern und abarbeiten. Jetzt geht es darum, die manuellen Prozesse rund um die Logistik zu eliminieren. Echte Zeitfresser sind die Portale der Versanddienstleister und -Carrier. Eine Möglichkeit ist einen externen Dienstleister per Schnittstelle in Ihr ERP System zu integrieren und auch diesen Prozess zu automatisieren.

Der externe Anbieter Ihrer Wahl (z.B. Sendcloud) wird nahtlos durch die Versandschnittstelle mit Ihrem ERP System verbunden. Ihre Paketlabels werden direkt aus dem ERP System heraus erzeugt und individuell pro Sendung den passenden Versanddienstleister Ihres Multi-Carrier-Portfolios zugeordnet.
Das bedeutet, Sie:

• müssen nicht mehr nach Express, Gewicht oder Gurtmaß entscheiden,
• haben weniger Schnittstellen,
• erhöhen Ihre Schnelligkeit und
• steigern Ihre Datenqualität und verringern Fehlerquellen.

Ihnen werden zudem alle Tracking-Informationen für das Paket zurück an das ERP System gemeldet und je eine Tracking-Mail an Ihren Kunden versendet. Beide Parteien können somit die Paketsendungen direkt verfolgen. Ihre Kunden und Sie erhalten mehr Überblick und Sicherheit. Eine Win-Win-Situation.

Fazit – Versand und Cloud ERP System - eine Erfolgsgeschichte zur Effizienzsteigerung

Auftrags- und Logistikprozesse werden im Handel immer schnelllebiger und komplexer. Um dieser gesteigerten Komplexität gerecht zu werden, ist es wichtig, eine Software einzusetzen, die den Alltag vereinfachen. Die Kombination eines intelligenten Cloud ERP Systems mit einer Versandschnittstelle zu verschiedenen Versandanbietern ist eine gute Möglichkeit, Ihre Prozesse effizienter und nachhaltiger zu gestalten. Damit Sie als Händler und Ihre Kunden / Verbraucher mit der erhaltenen Ware zufrieden sind. Nutzen Sie diese Potenziale und sprechen Sie uns an.