EDI steht für "Electronic Data Interchange", was auf Deutsch "Elektronischer Datenaustausch" bedeutet.

EDI bezieht sich auf den automatisierten Prozess des Austauschs von geschäftlichen Dokumenten und Informationen zwischen verschiedenen Computern oder Systemen in standardisierter elektronischer Form. Dieser Prozess ermöglicht es Unternehmen, Daten effizient und fehlerfrei zwischen ihren Computersystemen und denen ihrer Geschäftspartner auszutauschen, ohne dass manuelle Eingriffe oder Papierdokumente erforderlich sind.

EDI wird in verschiedenen Branchen und Geschäftsbereichen eingesetzt, darunter Handel, Fertigung, Logistik, Gesundheitswesen und mehr. Es hilft, Geschäftsprozesse zu rationalisieren, Kosten zu reduzieren und die Genauigkeit der übertragenen Daten zu verbessern. EDI-Standards definieren die Struktur und den Aufbau von EDI-Dokumenten, um einen reibungslosen und interoperablen Datenaustausch zwischen den beteiligten Parteien zu gewährleisten.

Zusammenfassend lässt sich sagen: EDI ist ein Konzept, um strukturierte, maschinenverarbeitbare Daten zwischen zwei (völlig unterschiedlichen) (ERP-)Systemen mit möglichst geringem menschlichen Aufwand auszutauschen.

E-Invoicing hingegen ist die Abkürzung für "Electronic Invoice" und bedeutet "elektronische Rechnung". Eine E-Invoice ist eine digitale oder elektronische Form einer Rechnung, die elektronisch erstellt, versandt, empfangen und verarbeitet wird, anstatt auf Papier gedruckt zu werden.

Im Gegensatz zu Papierrechnungen können E-Invoices in elektronischen Buchhaltungssystemen und Finanzsoftware leicht verarbeitet und archiviert werden.

E-Invoices können in verschiedenen elektronischen Formaten erstellt und übermittelt werden, darunter strukturierte Formate wie XML oder EDIFACT sowie angereicherte PDF-Dateien (über ZUGFeRD).

Unterschiede im Detail

EDI und E-Invoice sind zwei verwandte Konzepte im Bereich des elektronischen Geschäftsdatenaustauschs, unterscheiden sich jedoch in ihrer Anwendung und ihrem Fokus:

• EDI ist ein umfassenderer Ansatz für den elektronischen Datenaustausch, der nicht nur elektronische Rechnungen umfasst.
• Im Allgemeinen handelt es sich dabei um den automatisierten Austausch von strukturierten Geschäftsdaten und Informationen zwischen Computersystemen verschiedener Unternehmen.
• EDI umfasst den Austausch verschiedener Arten von Geschäftsdokumenten wie Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen, Aufträge usw.
• Die Daten werden in genormten Formaten übertragen, die durch Industriestandards wie EDIFACT, X12 oder andere spezifische Standards definiert sind.
• E-Invoice hingegen bezieht sich speziell auf den elektronischen Austausch von Rechnungen zwischen Geschäftspartnern.
• Dies ist der elektronische Ersatz für Rechnungen auf Papier.
• Das Hauptziel von E-Invoices besteht darin, den Rechnungsprozess zu automatisieren, Fehler zu reduzieren und die Effizienz in der Finanzabteilung zu steigern.
• Sowohl im B2B-Geschäft als auch bei grenzüberschreitenden Transaktionen ist natürlich auch die korrekte Abführung der jeweiligen Steuer ein Hauptargument für E-Invoices.

Insgesamt kann man sagen, dass EDI ein umfassenderer Ansatz ist, der den elektronischen Datenaustausch verschiedener Arten von Geschäftsdokumenten abdeckt, während E-Invoice speziell auf den elektronischen Austausch von Rechnungen ausgerichtet ist. Die Verwendung von E-Invoices ist häufig Teil eines umfassenderen EDI-Systems, das den gesamten Datenaustausch in den Geschäftsprozessen eines Unternehmens abdeckt.

Gesetzliche Bestimmungen

Im Juni 2017 wurde die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung zwischen und an öffentliche Einrichtungen mit dem Titel "EN 16931 - Standard für die elektronische Rechnungsstellung" verabschiedet. Die EN 16931 soll die Interoperabilität und den reibungslosen Austausch elektronischer Rechnungen zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen in der Europäischen Union sicherstellen. Neben diesen EU-weiten Vorgaben gibt es auch nationale Rechtsvorschriften zur Rechnungsstellung (z.B. bereits in Kraft in Italien, Frankreich und Polen), die detaillierter sind.

In Deutschland ist diese Vorschrift seit dem 18. April 2020 aktiv, wurde aber nur unterstützend für den Bereich B2G (Business to Government) vorgeschrieben. Der Datenaustausch erfolgt über das Format "XRechnung". Die Verpflichtung zur Nutzung von XRechnung für die Rechnungsstellung an Bundesbehörden trat endgültig am 27. November 2020 in Kraft. Unternehmen, die Rechnungen an Bundesbehörden stellen, sind seit diesem Zeitpunkt verpflichtet, diese im Format der XRechnung zu erstellen und zu übermitteln.

Mit dem Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovationen sowie zur Steuervereinfachung und Steuergerechtigkeit, kurz Wachstumschancengesetz, geht das Bundesministerium der Finanzen (BMF) nun konkreter auf die Rechnungsstellung im B2B-Bereich ein:

• Ab dem 1. Januar 2025 wird der Empfang von E-Rechnungen gemäß EN16931 für alle Empfänger im B2B-Bereich verpflichtend.
• Vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2025 können zunächst noch andere E-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers sowie Papierrechnungen ausgestellt werden.

Dies bedeutet auch, dass der Vorrang der Papierrechnung entfällt und die Zustimmung des Empfängers für den Empfang von EN16931-konformen E-Rechnungen nicht mehr erforderlich ist, sondern vom Empfänger verarbeitet werden muss.

Wichtig: Eine PDF-Rechnung, die per E-Mail an den B2B-Kunden versendet wird, gilt demnach ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung.

Ab 2028 ist auch die grenzüberschreitende elektronische Rechnungsstellung vorgesehen!

Wie wir Sie bei der Einführung Ihrer EDI-Prozesse unterstützen können.

Generell lässt sich sagen, dass EDI sowohl beim Empfänger einer Nachricht als auch beim Sender einer Nachricht zu erheblichen Zeiteinsparungen führt. Im Hinblick auf die Digitalisierung Ihres Unternehmens sollten Sie in einem ersten Schritt Ihre bestehenden Prozesse daraufhin überprüfen, ob Sie von diesen Bestimmungen betroffen sind.

Wenn Sie beispielsweise nur Kunden im B2C-Bereich haben, sind Sie wahrscheinlich bis 2028 nicht betroffen. Wenn Sie jedoch Kunden im B2G- und B2B-Bereich haben, müssen Sie jetzt handeln und sich um die Umsetzung der gesetzlichen Bestimmungen kümmern.

Gerne analysieren wir mit Ihnen gemeinsam Ihren Kundenstamm und unterstützen Sie bei der Umstellung auf die gesetzlichen Anforderungen der elektronischen Rechnungsstellung (z.B. über XRechnung oder auch ZUGFeRD).

Mit unserem System lassen sich bereits verschiedene EDI- & E-Invoice- Prozesse abbilden und nach definierten Kriterien auch automatisieren.