Dokumente sind ein wesentlicher Bestandteil der heutigen Unternehmenswelt. Viele Unternehmen setzen auf Dokumentenmanagement, um ihre Prozesse und Arbeitsabläufe zu optimieren und Zeit zu sparen. Wichtig dabei ist die sichere und schnelle Bearbeitung und Archivierung jeglicher digitaler Dokumente.

Als Handelsunternehmen wissen Sie, dass mit der Nutzung Ihres ERP Systems eine Menge Daten & Belege anfallen. Diese müssten teilweise laut Gesetz oder Branche ein paar Monate bis mehrere Jahre aufbewahrt werden. In einigen Unternehmen werden alle Belege in aufwendiger Arbeit ausgedruckt und in Kartons im Lager aufbewahrt. Es wundert daher nicht, dass sowohl die Lagerfläche nicht effektiv und für den eigentlichen Zweck genutzt wird als auch Dokumente umherschwirren, die, na ja, sagen wir mal antik sind.

Aber nicht jedes ERP System speichert alle digitalen Dokumententypen, wie E-Mails oder digitale Faxe, ab. So entstehen interne Systemformen, die nur in der eigenen Arbeitsumgebung funktionieren und nicht mit dem ERP System gekoppelt werden können. Diese Daten lassen sich nicht nur schwerer finden, sondern auch mühevoll zuordnen. Ob das sinnvoll und nachhaltig ist, frag mich mal!

Was ist ein Dokumenten­managementsystem?

Ein Dokumentenmanagement ist eine Methode zur Verwaltung von Dokumenten, insbesondere digitaler Dokumente. Ziel eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) ist es, die Erstellung, Verwaltung und Bereitstellung von Dokumenten zu optimieren, kosten zu reduzieren und die Entlastung der Arbeit der Mitarbeiter. Zu den elektronischen Dokumenten gehören zum Beispiel Textdokumente, Tabellenkalkulationen, Präsentationen und Bilder. Funktionen eines solchen Systems umfassen die Archivierung, Suche, Versionierung und Freigabe von im Archiv befindlichen Dokumenten. Ihren Mitarbeitern weisen Sie Lese- oder Bearbeitungsrollen zu und mit der digitalen Unterschrift lassen sich die Dokumente identifizieren und zurückverfolgen. Klingt verführerisch, oder?

Oft wird auch eine Integration in andere Unternehmensanwendungen angeboten, beispielsweise für die Rechnungsstellung oder Kundenverwaltung. Die meisten DMS sind webbasiert und ermöglichen so einen jederzeitigen und ortsunabhängigen Zugriff auf die gespeicherten Daten.

DMS in der Cloud – was ist das eigentlich und wie kann es dir helfen?

Cloud Speicherung ist eine Art der Datenspeicherung, bei der Daten digital abgespeichert werden. Dies bedeutet, dass die Daten nicht auf einem lokalen Computer oder einer externen Festplatte in Ihren Räumlichkeiten gespeichert werden, sondern in der Cloud – einem Netzwerk von Servern, die im Internet verbunden sind. Die Vorteile der Cloud Speicherung sind vielfältig. Zum einen ist es sehr praktisch, da man von jedem Ort aus auf die Daten zugreifen kann, solange man eine Internetverbindung hat. Zum anderen ist die Cloud sehr sicher, da die Daten redundante (also mehrfach vorhandene) Kopien haben und so gut geschützt sind.

Einige Unternehmen scheuen sich ihre DMS-Lösung in die Cloud zu verlagern. Sie glauben nach wie vor, dass eine lokale Lösung sicherer sei und besser für den Datenschutz geeignet. Dies ist jedoch ein Trugschluss. Ein cloudbasiertes DMS ist mindestens genauso sicher wie eine lokale Lösung – und oft sogar noch sicherer. Zudem bietet das System der Cloud den Vorteil, dass Sie von überall auf Ihre Daten zugreifen können.

Wir sehen in der Cloud die Zukunft für das DMS. Die Vorteile einer Cloud-Lösung sind nicht von der Hand zu weisen und werden auch in Zukunft noch weiter zunehmen. Die Kosten für ein cloudbasiertes DMS sind zudem meist geringer und der Wartungsaufwand wird von uns als Anbieter übernommen. Als weiteres Plus ist die Flexibilität zu nennen, da man jederzeit skalieren und so die Ressourcen optimal nutzen kann.

Warum sollten Sie mit einem Dokumenten­managementsystem arbeiten?

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) kann Ihnen helfen, Ihre Unterlagen effektiv zu organisieren, zu verwalten und Informationen jederzeit bereitzustellen. Ein DMS ermöglicht es Ihnen effizient zu arbeiten, da Ihre Dokumente an einem zentralen Ort gespeichert und sie jederzeit und von überall abrufbar sind. Sogar von Ibiza, sofern Sie sich dort befinden.
Darüber hinaus bietet ein DMS eine Reihe weiterer Vorteile, wie zum Beispiel:

• Sicherheit: Ein DMS bietet erweiterte Sicherheitsfunktionen, um sicherzustellen, dass Ihre Dokumente vor unbefugtem digitalem Zugriff geschützt sind.
• Versionierung: Ein DMS speichert automatisch verschiedene Versionen Ihrer Dokumente, sodass Ihre Mitarbeiter immer die aktuelle Version abrufen können.
• Erleichtert die Suche nach Informationen. Einfach den passenden Begriff in die Suchleiste geben und schon wird das richtige Dokument aus der Software angezeigt.
• Unterstützt bei der rechtssicheren Arbeit mit Dokumenten, da die Mindest-Aufbewahrungsfristen immer eingehalten werden und keine Person extra für die Pflege abgestellt werden muss.

In welchen Bereichen kann ein DMS eingesetzt werden?

Ein Dokumentenmanagementsystem kann in vielen Bereichen eingesetzt werden, um die Produktivität zu steigern und Kosten zu sparen. Zum Beispiel können Unternehmen damit ihre Geschäftskorrespondenz, andere wichtige Dokumente oder ihre Kundendaten, Lieferantendaten und Finanzdaten in einem solchen Software-System sichern und direkt daraus versenden.

Mit einem DMS können Rechnungen digital erfasst, gespeichert und verarbeitet werden. So müssen zum Beispiel keine Papierrechnungen mehr gedruckt, versendet oder abgeheftet werden. Mit Hilfe von Rechnungsworkflows lassen sich diese automatisieren, Verträge können digital verwaltet und E-Mails archiviert werden. Auch die Suche nach bestimmten Rechnungen ist mit einem DMS deutlich einfacher und schneller.

Die Personalabteilung arbeitet mit einem Dokumentenmanagementsystem, um die Personalakten zu hinterlegen. So dass man immer alle Unterlagen an einem Ort hat und die Mitarbeiter nicht die Büroschränke durchwühlen müssen.

Behörden nutzen Dokumentenmanagementsysteme, um ihren Bürgern einen besseren Service zu bieten. So können die Bürger bei der Behörde mittels der Software online eine Vielzahl von Dienstleistungen in Anspruch nehmen.

Wie verläuft der digitale Prozess der Dokumenten Speicherung und Archivierung?

Der digitale Prozess der Dokumenten Speicherung und Archivierung ist ein relativ neues Feld, dass erst in den letzten Jahren richtig Fahrt aufgenommen hat. Dies ist vor allem dem steigenden Umfang von digitalen Dokumenten, wie zum Beispiel E-Mails, Rechnungen, PDFs und andere Dateien, geschuldet. Die klassische Methode der Dokumenten-Verwaltung, bei der Papierdokumente abgelegt und archiviert werden, ist hier nicht mehr ausreichend.

Viele Unternehmen sind immer noch unsicher, wie genau dieser Prozess funktioniert und welche Vor- und Nachteile er mit sich bringt. In diesem Artikel werden wir uns daher genauer damit beschäftigen und versuchen, etwas Licht ins Dunkel zu bringen. Zunächst einmal muss man sich die Frage stellen, was überhaupt unter digitaler Dokumentenarchivierung verstanden wird. Ganz einfach gesagt, handelt es sich hierbei um die elektronische Ablage von Dokumenten. Dies kann sowohl in der Cloud als auch auf lokalen Servern oder PCs geschehen. Der digitale Prozess der Dokumentenspeicherung und -archivierung umfasst einige Schritte, die im Folgenden kurz dargestellt werden.

Der erste Schritt bei der digitalen Dokumentenspeicherung ist das Scannen der Dokumente. Dies kann analog entweder mit einem normalen Scanner oder mit einem speziellen Dokumentenscanner erfolgen. Die Qualität der gescannten Dokumente ist hierbei entscheidend, da sie später nicht mehr verbessert werden kann. Neben dem Scannen gibt es auch die Möglichkeit, die Dokumente gleich am PC zu digitalisieren. Hierfür wird in der Regel ein PDF-Converter verwendet. Die Qualität der digitalisierten Dokumente ist in der Regel etwas besser als beim Scannen, allerdings ist dies nicht immer der Fall.

Der zweite Arbeitsschritt besteht darin, die digitalisierten Dokumente in einem geeigneten Speicherformat abzulegen. Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie zum Beispiel das PDF-Format. Die Qualität der gescannten Dokumente sollte dabei so hoch wie möglich sein, um auch in Zukunft noch lesbar zu sein.

Im dritten Schritt wird eine strukturierten Ordnerstruktur, in der die Dokumente abgelegt werden, erstellt. Dabei ist es wichtig, eine logische Struktur zu erstellen, damit man sich später leicht zurechtfindet.

Der vierte Schritt ist die regelmäßige Sicherung der digitalen Dokumente. Mittels eines Dokumentenmanagment-Systems bräuchten Sie sich, um diesen Schritt keine Sorgen zu machen. Dies ist die Arbeit des Anbieters.

7 Vorteile für ein ERP-Dokumenten­management in Kürze

1. Die Wartung und Pflege liegt beim Softwareanbieter, dass bedeutet mehr Freiheiten für Sie und Ihr Team.
2. Einhaltung gesetzlicher Richtlinien zur Buchführung. Ihre Dokumente in dem vorgesehenen Dateiformat gespeichert und gesichert.
3. Sie haben die volle Kontrolle und bestimmen, welche Personen in Ihrem Unternehmen Dokumente lesen, bearbeiten und drucken dürfen. Verschlüsselungen von Daten sind ebenfalls möglich.
4. Mittels automatischer Versionierung und Speicherung haben Sie immer das aktuelle Dokument vorliegen.
5. Alle Beleg- und Dokumententypen sind integriert. Sie brauchen nicht mehr verschiedene Softwarelösungen mischen, das ist auch für Ihre Mitarbeiter einfacher zu Händeln.
6. Sie können Dokumente dem Kunden bequem in sein Kundenkonto zuordnen.
7. Definieren Sie nur einmal ihre Vorgehensweise per Workflow, um Sie anschließend unbegrenzt einsetzten.

Fazit: Dokumentenmanagement jetzt oder nie!

Ganz klar, JETZT! Weg mit der Zettelwirtschaft, den Kartons voller alter Belege und her mit einer zeitgemäßen Dokumentenmanagement-Lösung, die an ein bestehendes ERP-System gekoppelt ist. Datensicherheit und die volle Kontrolle über alle Vorgänge sind nur einer der Vorteile, die Sie und Ihr Unternehmen in das digitale Zeitalter katapultieren.

Wenn Sie auch nach einer effizienteren Art suchen, Ihre Dokumente zu verwalten, dann ist ein Dokumentenmanagement-System genau das Richtige für Sie. Informieren Sie sich jetzt über unsere Dokumentenmanagement-Lösung und testen Sie unser System!